Gennem jeres Shipmondo-konto kan I indstille bl.a. faste afhentnings- og leveringsinstruktioner som datoer, tidspunkter og instruktioner. Disse bruges til at automatisere oprettelse af de forsendelser, hvor disse oplysninger er påkrævet og er en del af bookingprocessen for selve forsendelsen.

1. Log ind og gå til Indstillinger > Fragt > Tid og instruktioner.

Klik på Plus-knappen (+), nederst til højre, for at opsætte en ny skabelon for instruktioner til transportøren. Vælg Afhentning/Levering under type.

2. Skabeloner for faste instruktioner kan, alt efter behov, opsættes generelt for alle transportører og aftaler, eller for en specifik transportør og aftale.

Derfor skal I starte med at navngive jeres skabelon, så I kan kende forskel på dem, hvis I skulle få behov for at opsætte flere.

Udfyld resten af formularen, som vist herover, og klik på Opret.

Her kan I markere de dage og tidsrum, hvor I ønsker, at afhentning/levering skal finde sted. Detaljer omkring dette aftales med transportøren.

Skæringstidspunktet bruges til at angive et tidspunkt på dagen, hvor bookingen af afhentningen skal overgå til næste dag. Hvis der bookes afhentning efter skæringstidspunktet, vil den næste gyldige afhentningsdag blive fundet og anvendt i stedet.

I eksemplet ovenfor har vi valgt, at afhentning skal ske om mandagen, onsdagen og fredagen. Det betyder, at alle forsendelser booket om tirsdagen bliver automatisk sat til afhentning om onsdagen, og alle forsendelser booket om torsdagen bliver sat til afhentning om fredagen.

Skæringstidspunktet er blevet sat til kl. 13:00. Det betyder, at hvis en afhentning bookes kl. 14:45 på en onsdag, vil afhentningen ikke blive bestilt til om onsdagen, selvom det normalt er en afhentningsdag. I stedet vil afhentningen blive sat til fredag, da skæringstidspunktet for onsdag er blevet overskredet og den næste gyldige afhentningsdag jf. opsætningen er fredag.

Her er det muligt at angive en fast instruktion, typisk til chaufføren omkring enten afhentning eller udlevering. Det er altid muligt at ændre i den manuelt, under booking processen, hvis nødvendigt, selv om en standard afhentningsinstruktion er blevet angivet.

Hvis I ønsker at opsætte en skabelon for instruktioner for en specifik transportør, skal I blot sætte flueben i Transportør specifik, og vælge den ønskede transportør, som opsætningen skal gælde for.

Hvis I har flere aftaler med den samme transportør, men ønsker at jeres opsætning skal gælde for en bestemt aftale, skal I blot vælge den pågældende aftale under Fragtaftale. Hvis opsætningen skal gælde alle aftaler med den ovenfor valgte transportør, skal I lade feltet Fragtaftale forblive tomt.